Introdução

Este artigo tem o objetivo de esclarecer os conceitos de eficiência, eficácia e excelência operacional, que estão bastante relacionados entre si. Os conceitos de eficiência e de eficácia são aplicados principalmente a processos e projetos. São mais tangíveis e de fácil compreensão. Ambos se conectam à busca pela excelência operacional nas organizações. Esse último, requer uma visão e uma compreensão mais holística do ambiente corporativo.

Conceito de Eficiência

A eficiência refere-se à capacidade de realizar as atividades de um processo utilizando o mínimo de recursos possíveis. Isso envolve reduzir tempo, custo ou esforço. Em outras palavras, ser eficiente significa fazer as coisas da maneira mais otimizada, buscando a máxima produtividade com o menor desperdício. Um processo eficiente reduz custos e aumenta a produtividade, sem necessariamente focar nos resultados, mas sim em como os recursos são geridos ao longo do processo.

Como Aplicar e medir a eficiência:

Esse conceito aplicado a gestão de processos é crucial. Quando os processos apresentam muitas atividades que não agregam valor, tais como: atividades burocráticas desnecessárias, controles excessivos e retrabalhos.

A melhoria contínua é uma prática de gestão, que envolve analisar processos e identificar o que precisa melhorar e as causas dos problemas encontrados. Implantar soluções que minimizam ou eliminam estas causas é uma forma de se buscar eficiência.

Uma das possíveis soluções pode ser a automação. Utilizar a tecnologia para automatizar processos promove a otimização de recursos, redução de erros, além de possibilitar uma gestão mais adequada do processo.

Há ainda diversas outras práticas voltadas para aumentar a eficiência, tais como: Gestão de Custos e Orçamento, otimizar a cadeia de suprimentos e investir em treinamentos focados em técnicas de eficiência operacional, para capacitar a equipe a trabalhar de forma mais produtiva e eficaz. Medir a eficiência é uma outra iniciativa importante. Há algumas métricas de eficiência, que podem ser utilizadas a depender do contexto, tais como: medir a produtividade, os custos operacionais, o tempo de ciclo entre outros.

Conceito de Eficácia

A eficácia diz respeito à capacidade de alcançar os objetivos estabelecidos, ou seja, fazer as coisas certas. Ser eficaz significa atingir o resultado desejado, independentemente da quantidade de recursos utilizados. É a medida do sucesso em atingir metas, onde o foco está nos resultados. A eficácia se preocupa com a qualidade das entregas realizadas pela empresa, em conformidade com seus objetivos de desempenho.

Como Aplicar e medir a eficácia:

Quando as empresas desdobram objetivos, resultados e indicadores do nível estratégico ao operacional, elas estão focando na eficácia. Ao fazer isso, as empresas buscam garantir que todos os níveis da organização estejam alinhados com os objetivos estratégicos, assegurando que as ações tomadas contribuam diretamente para o alcance dos resultados desejados, de maneira consistente e adequada. Ou seja, que a empresa faça as “coisas certas” para alcançar o sucesso.

As métricas vão desde KPIs (Key Performance Indicators) estratégicos aos KPIs Funcionais, tais como: KPI de Vendas, KPI de Operações entre outros, até os indicadores de controle de processos, que são mais detalhados e utilizados para identificar e corrigir problemas dentro dos processos operacionais.

Excelência Operacional

A excelência operacional envolve a adoção de práticas que busquem a eficiência e eficácia em processos e projetos, mas o conceito em si é muito mais amplo. Alcançar a “excelência operacional” significa “geração de valor de forma consistente, alocando recursos de forma inteligente, promovendo um negócio sustentável, numa visão de longo prazo”.

Uma empresa só alcança a excelência operacional quando consegue refletir todas as suas decisões estratégicas no nível operacional, onde está de fato a realidade da empresa. Ou seja: a empresa precisa estar sob controle em todos os níveis de desempenho, quais sejam: o estratégico, o tático ou gerencial e o operacional.

Para alcançar essa excelência operacional, a empresa precisa ter práticas organizacionais que promovam o sincronismo empresarial e um sistema de indicadores eficaz que alinha objetivos estratégico aos objetivos mais operacionais da empresa.

O sincronismo significa uma coerência entre suas decisões estratégicas quanto à sua forma de atuação, seu modelo de processos, estrutura organizacional e modelo operacional. Quando não há sincronismo, os esforços são desperdiçados, dificultando o alcance dos resultados e encarecendo a operação. Por sua vez, se o sistema de indicadores não promover o alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa, observa se uma dissociação entre o que se planeja na cúpula estratégica e o que se consegue alcançar operacionalmente.

Uma vez estabelecidas essas bases sólidas, acima mencionadas, inicia-se a busca pela excelência operacional. Quando os retrabalhos e gastos desnecessários são eliminados, os recursos podem ser canalizados totalmente para os clientes.

A excelência operacional, portanto, somente é possível quando no ambiente organizacional a eficiência e a eficácia se complementam.